4 praktische Tipps für erfolgreiches virtuelles Büromanagement?
1. Effektive Prozesse einrichten
Wenn Sie ein virtuelles Büro einrichten, sollten Sie sich auf vier Schlüsselbereiche konzentrieren:
A. Virtuelle Büroverwaltung/Büromanagement
Ein virtueller Büromanager (wie eine Empfangsdame) kann helfen, die administrative Belastung eines Geschäftsinhabers zu verringern, besonders wenn das Unternehmen expandiert. Während die administrativen Aufgaben zu den zeitaufwändigsten für jedes Unternehmen gehören, können diese leicht von einem virtuellen Office Manager oder einer virtuellen Office-Software erledigt werden. Zum Beispiel können Sie eine virtuelle Empfangsdame für die Verwaltung eingehender Anrufe einstellen.
Ein virtueller Office-Manager oder eine virtuelle Rezeptionistin ist eine kostengünstige Möglichkeit, Ihren Kundenservice zu verbessern. Eine virtuelle Empfangsdame kann ein entferntes Mitglied Ihres Personals oder Teil eines ausgelagerten Dienstes sein und kann den Kunden im Namen der Marke immer noch ein Gefühl von Professionalität vermitteln.
Eine weitere zeitintensive Aufgabe ist die Überwachung der Anwesenheit der Mitarbeiter und das Zeitmanagement. Produktivitätsmanagement-Tools wie Time Doctor helfen Mitarbeitern und Managern, den Überblick über ihre Arbeit zu behalten und geben Ihnen automatisch detaillierte Einblicke in die Produktivität. Auf diese Weise müssen Sie keine manuelle Arbeit mehr leisten!
B. Virtueller Vertrieb, Marketing und Social Media Management
Für ein Unternehmen, das ausschließlich online arbeitet, ist Ihr Social Media Management besonders wichtig. Egal, ob Sie einen Vertriebsmitarbeiter oder ein ganzes Marketingteam haben, sie können aus der Ferne arbeiten – so haben sie die Zeit und den Raum, sich auf Marketingkampagnen zu konzentrieren, die bei der Geschäftsakquise und -bindung helfen.
Wenn Sie keinen Social-Media-Manager einstellen möchten, gibt es Softwareprogramme wie Buffer und Hootsuite, die alle Social-Media-Aufgaben Ihres Unternehmens an einem Ort bündeln – das macht sie zusammenhängender und einfacher zu handhaben.
C. Virtuelle Buchhaltung
In einer virtuellen Büroumgebung können Sie durch die Beauftragung eines virtuellen Buchhaltungs- und Finanzteams sowohl Zeit als auch Geld sparen. Anstatt eine ganze Abteilung für Ihre Buchhaltung einzustellen, kann diese Funktion einfach ausgelagert werden.
Zusätzlich erleichtern Tools wie Time Doctor die Zeiterfassung und die Verwaltung der Gehaltsabrechnung im Zusammenhang mit der virtuellen Arbeit. Dies erleichtert die Buchhaltung, da Sie den Überblick über Ihre Mitarbeiter behalten können, die pro Projekt bezahlt werden oder auf Stundenbasis arbeiten – was den Lohnabrechnungsprozess vereinfacht.
D. Kommunikationsabläufe und Software
Wenn keines Ihrer Teammitglieder in einer physischen Büroumgebung arbeitet, ist eine effektive Kommunikation natürlich entscheidend. Kommunikationstools wie Telekommunikations- und Messaging-Dienste (Slack) sind gute Optionen, wenn Sie keine eigene Empfangsdame einstellen möchten.
Sie könnten auch erwägen, einen virtuellen Büroservice in Anspruch zu nehmen. Solche Unternehmen stellen Ihnen eine Geschäftsadresse, Telefonbeantwortungsdienste und bei Bedarf sogar virtuelle Besprechungsräume zur Verfügung. Sie können sogar Termine vereinbaren, eingehende Anfragen weiterleiten und Voicemails abhören – so decken Sie alle Fronten ab.
2. Stellen Sie das richtige Team ein und statten Sie es mit den richtigen Tools aus
Die richtigen virtuellen Mitarbeiter an Bord zu holen, kann über Erfolg oder Misserfolg einer Remote-Organisation entscheiden. Stellen Sie sicher, dass die Verantwortlichen für die Personalbeschaffung und das Personalmanagement die Art von Mitarbeitern verstehen, die für ein virtuelles Unternehmen benötigt werden. Wenn Sie also entscheiden, ob Sie Remote-Mitarbeiter einstellen oder einen Job an einen Dienstleister auslagern wollen, stellen Sie sich Fragen wie:
„Brauche ich einen Büromanager, um den reibungslosen Ablauf des Unternehmens zu gewährleisten, wie ich ihn in einem traditionellen Büro einstellen würde?“
„Wer kümmert sich um die Personal- und Lohnbuchhaltung des Unternehmens?“
„Sollte ich eine interne Person wie einen virtuellen Assistenten einstellen, der die Vision des Unternehmens versteht, um Social-Media-Posts zu bearbeiten, oder ist es eine gute Idee, dies auszulagern?“
Ein virtueller Mitarbeiter braucht Disziplin und ein hohes Maß an intrinsischer Motivation, um von zu Hause aus zu arbeiten (auch bekannt als Telearbeit). Sie müssen Ihrem Team vertrauen, dass es die geforderte hohe Qualität der Arbeit innerhalb der geforderten Fristen liefert.
Deshalb lohnt es sich, mehr Zeit darauf zu verwenden, das richtige Team zusammenzustellen, damit Sie die Produktivität und den Erfolg Ihres virtuellen Unternehmens sicherstellen können.
Aber welche Eigenschaften machen einen erfolgreichen virtuellen Mitarbeiter aus?
– Die Fähigkeit, Prioritäten zu setzen und sich auf die richtigen Aufgaben zur richtigen Zeit zu konzentrieren.
– Eine Tendenz zum Handeln und nicht jemand, der ständige Überwachung benötigt, um die Produktivität sicherzustellen.
– Gute schriftliche Kommunikationsfähigkeiten, da die meiste oder gesamte Kommunikation über E-Mail, Instant Messaging und Team-Chat-Räume erfolgen wird.
– Ein Unterstützungssystem außerhalb ihrer virtuellen Büroumgebung.
Ihr Team benötigt funktionierende Laptops und eine Internetverbindung. Ihre virtuelle Organisation wird auch Cloud-Speicher und digitale Systeme für Instant Messaging, Videokonferenzen, Telefonbeantwortung, Büroverwaltungs-Tools usw. benötigen.
3. Fokus auf Kommunikation
Denken Sie daran, dass Kommunikation in einer virtuellen Umgebung wichtiger ist als in einem physischen Büroraum. In einer von Buffer im November 2019 durchgeführten Umfrage war schlechte Kommunikation innerhalb des Unternehmens eine der Hauptsorgen von Remote-Mitarbeitern. In einer virtuellen Umgebung sollte der verantwortliche Manager häufig mit dem virtuellen Mitarbeiter kommunizieren, vielleicht sogar mehr als in einem traditionellen Büro. Dies wird helfen, die Beziehung und das Vertrauen aufzubauen.
Es ist wichtig, dass Telearbeiter und alle Teammitglieder Zugang zu den Collaboration-Tools haben, die für eine gute Zusammenarbeit erforderlich sind. Während E-Mail die häufigste Form der Kommunikation in einem virtuellen Büro ist, können Videokonferenzen und andere Ressourcen Ihr Team auch virtuell verbinden. Sie können die Fehlinterpretation von E-Mails vermeiden, indem Sie Instant-Messaging-Apps und Apps für Videogespräche wie Skype und Zoom verwenden.
4. Sorgen Sie für eine großartige Arbeitskultur
Die Sicherstellung einer hervorragenden virtuellen Arbeitskultur ist für die Produktivität Ihres Unternehmens von großer Bedeutung.
Hier ist, wie man es macht:
A. Weisen Sie klare Zuständigkeiten zu
In einem virtuellen Büro ist jeder Mitarbeiter für sich selbst verantwortlich und die Dinge können verwirrend werden. Ohne das Büro oder die Kabine nebenan ist es wichtig, dass das Konzept der Teamarbeit unter den Mitarbeitern nicht verloren geht.
Büroangestellte empfinden das Fehlen klarer Verantwortlichkeiten als Stressfaktor am Arbeitsplatz, und das gilt umso mehr für ein virtuelles Büro. Beginnen Sie also mit den Details und stellen Sie sicher, dass alle Kommunikationsprobleme von Anfang an geklärt sind. Das Management muss die Führung übernehmen, wenn es um die Feinheiten der Arbeitsprozesse geht, und jedem Mitarbeiter zu Beginn detaillierte Anweisungen geben, z. B. wie bestimmte Tools zu verwenden sind, um Verwirrung zu vermeiden.
Ermutigen Sie das Team, Fragen zu stellen, bevor es mit Aufgaben beginnt. Auf diese Weise versteht jeder in der Organisation den Plan und arbeitet auf ein gemeinsames Ziel hin.
B. Implementieren Sie virtuelle Bürozeiten
Bei Remote-Mitarbeitern besteht die unvermeidliche Versuchung, Überstunden zu machen und erschöpfend zu arbeiten. Deshalb ist es am besten, feste Bürozeiten für Vollzeit-Teammitglieder zu implementieren. Tools zur Mitarbeiterproduktivität wie Time Doctor können dabei helfen, indem sie sicherstellen, dass niemand mehr oder weniger arbeitet als er sollte – was zu einem ausgewogenen Arbeitsleben führt. Und wenn Sie eine gute Work-Life-Balance haben, haben Sie eine höhere Arbeitszufriedenheit. Zufriedenere Remote-Mitarbeiter sind nicht nur produktiver, sondern bleiben auch länger im Unternehmen.
C. Team-Bindung aufbauen
In einer traditionellen Arbeitsumgebung hat das Management oder der Geschäftsinhaber viel mit der Gesamtkultur des Büros zu tun. Da virtuelle Mitarbeiter nicht an ein Büro gebunden sind, müssen Sie sich stärker darum bemühen, dasselbe zu tun.
Aber warum?
In einer von Slack durchgeführten Umfrage aus dem Jahr 2020 gaben 45 % der neuen Remote-Mitarbeiter an, dass sie sich nicht zugehörig fühlen. Dies behindert die Zusammenarbeit und verlangsamt den Kommunikationsprozess, was die Produktivität verringert.
Bei einem Remote-Team ist der Aufbau von Bindungen jedoch eine größere Herausforderung als in einem traditionellen Büro, wo die Menschen leicht Freundschaften entwickeln, weil sie so viel Zeit miteinander verbringen.
Wie können Sie dieses Problem also lösen?
Führen Sie virtuelle Teambuilding-Aktivitäten durch, um isolierte virtuelle Mitarbeiter in die Schar zu bringen und die Teamarbeit zu erleichtern, auch ohne physische Coworking Spaces.
Virtuelle Spiele können dabei helfen, die Kameradschaft und das Unterstützungssystem zu schaffen, das den Remote-Mitarbeitern oft fehlt. Spiele wie Virtuelles Bingo und Remote Office Trivia sind nur einige Möglichkeiten, um Mitarbeiter „zusammenzubringen“, ohne dass sie sich tatsächlich im selben Raum befinden.
Zusammenfassung
Ein virtuelles Büro hat sicherlich seine Vorteile, aber es gibt auch einige Herausforderungen, die Sie überwinden müssen. Konzentrieren Sie sich darauf, von Anfang an die richtigen Strategien zu implementieren, das richtige Team zu engagieren und sicherzustellen, dass es für die Remote-Arbeit gut gerüstet ist. Es braucht zwar etwas Planung und Übung, aber wenn Sie erst einmal alle Zutaten beisammen haben, wird die Verwaltung und das Wachstum Ihres Online-Geschäfts in einem virtuellen Arbeitsbereich ein Kinderspiel sein! In Europa ist Zypern eines der besten Länder für ein virtuelles Office. Besuchen Sie einfach www.huggeconsult.com. Auch bei SEO Tipps.